吉大《公文写作》FAQ（一）资料

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吉大《公文写作》FAQ（一）
第一章 公文写作概述

一、下行文要遵循哪些行文规则。
答：下行文要遵循的行文规则有：
(1)行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。
(2)要选准文种。
(3)行文～般只发直属下级。有时也可以扩大到所属各级。
(4)公布性文件，包括经批准发布的行政法规和规章，凡通过报纸、电台、电视台等媒体直接和广大人民群众见面的，具有正式公文的法定效力。应视为正式公文依照执行，不需要另外行文。
(5)向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
(6)对下属受双重领导的单位，一个上级机关向这种单位下行批复、专门性的决定和通知时，应当根据需要，抄送它的另一个上级机关。
(7)上级机关不可与下级机关联合向下级行文。
(8)本机关单位的党组(机关党委)不能向下级机关单位的党组(机关党委)直接行文(如市政府党组对区政府党组。区政府党组对所属局、委等部门的党组)，更不能向下一级行政机关行文(如市政府党组对市政府下属的区政府)，因为它们之间不存在隶属关系。
    (9)为了提高丁作效率，减少不必要的环节。各级党政机关应当充分发挥职能作用，可以自行下达或与有关机关联合下达的公文，不要报请上级机关批转。
    (10)在政府部门党组撤销后，为使党的方针、政策迅速贯彻执行，党的领导机关根据工作需要可以向同级或下级政府部门行文。
    (11)单位部门之间对有关问题未经协商一致，一律不得各自向下级行文。
    (12)部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式发文。

二、上行文要遵循哪些行文规则?
    答：上行文要遵循的行文规则有：
    (1)要选准文种。
    (2)行文关系根据隶属关系和职权范围确定，机关单位之间一般不能越级请示和报告。
    (3)向上级机关单位行文。应当主送一个上级机关单位，如需其他相关的上级机关单位阅知，可以抄送。受双重领导的机关单位向上级机关单位行文，应当写明主送单位和抄送单位，由主办机关负责答复其请示事项。
    (4)党政机关不能交义上行请示、意见、报告性公文。
    (5)党委各部门应当向本级党委请示问题。未经本级党委同意或授权，不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。
    (6)一头请示。
    (7)一文一事。
    (8)不送个人。
    (9)不得抄送下级机关。上行请示，不要同时抄送下级机关。
    (10)凡属本机关职权范吲内可以解决或可与其他部门协商解决的事项，不要请示上级机关。
    (11)请示一般不要以个人名义上报。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

三、简述确定和选择公文文种应注意的问题。
答：确定和选择公文文种应注意的问题有：
    (1)必须按照党政公文管理法规的统一规定，不能乱起公文文种名称。党的机关按照《中国共产党机关公文处理条例》的规定选择文种，行政机关按照《国家行政机关公文处理办法》的规定选择文种。
    (2)要依据制发机关的职权范围选用适当的文种。有些文种不是随便哪个单位都可以使用的，即文种的选用对机关性质、机关级别等有严格的要求。
    (3)依据行文方向即公文作者与主要受文者之间的工作关系选用相应的文种。行文方向一旦明确，发文机关和受文机关的地位、权限就很清楚，文种就可确定下来。
    (4)依据不同的行文目的，选用不同性质的文种。通过行文方向的分辨，已经把文种的确定和选择缩小了范围，再从行文目的和文种性质的角度加以区分，就更加清晰。
    (5)依据经验，注意近似文种的辨析。公文中有些文种的名称、性质、作用和特点是非常近似的，要准确地确定和选择文种。就必须加强对近似文种的辨析，掌握它们的特殊功能。尽管有些公文在行文方向一致，又具有大体相同的性质和作用，但在功能范围和功能特点上还存在一些细微的差别。
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吉大《公文写作》FAQ（二）
第二章 行政公文
一、决定和决议的关系
二者的联系：
（1）性质相同:二者在性质上同属于领导、指导性文件。
（2）形成程序相同：二者在形成程序上同属于法定会议。
二者的区别：
（1）权限不同：决定在权限上属于党政机关。决议在权限上属于党的机关。
（2）内容不同：决定侧重于对事项或问题作出具体安排和决策，从意义、原则、做法、措施上作出具体说明，便于受文者执行。决议侧重于提出贯彻要求和号召，重在统一思想。
（3）适用范围不同：决定适用于党的机关时：是对重要事项作出决策和安排。
决定适用于行政机关时是：
A、是对重要事项作出决策；
B、是对重大行动作出安排；
C、奖惩有关单位和人员；
D、撤销下级机关不适当的决定事项。
可分为：指挥性和知照性（宣告性）两类。
决议是对重要事项作出决策。

二、意见的“三不限”原则是什么？
答：意见的“三不限”原则是：
    (1)行文方向不限。意见可以作上行文，可以作下行文，可以作平行文。竹为上行文，按照请示性公文的程序和要求办理。“作为下行文，文中对贯彻要求有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。”
    (2)使用权限不限。党的机关、行政机关可以用意见行文，企事业单位也可以用意见行文；中共中央、国务院可以用意见行文。基层人民政府、具体职能部门也可以用意见行文。
    (3)收文处理方式不限。因文而异，有“贯彻执行”的，有“参照执行”的，还有“仅供参考”的，不一而论。

三、现行行政公文的作用具体表现为以下五点：
（1）法规和准则作用
行政管理需要有各种行政法规，这些法规都是以文件的形式制发的，它们虽然不属于严格的法律条文，但都要求下级机关和有关人员遵守执行，因此具有较强的强制性和法规准则作用。
（2）领导和指导作用
行政公文是传达政令政策的工具，各级行政机关通过制发各种公文来传达国家的方针政策，贯彻领导意图，有针对性地解决实际工作中的问题，因而具有领导和指导作用。
（3）宣传教育作用
行政公文，尤其是上级机关制发的指挥性行政公文，其重点是阐明国家的政治方针、政策和措施，以作为下级机关和个人规范；有的还直接表彰奖励先进，批评惩处错误，因而具有明显的宣传教育作用。
（4）信息沟通作用
上级与下级之间，部门与部门之间，非隶属的机关之间，因工作关系经常需要交流信息、互通情况、商洽问题、协调步伐等，它们之间的联系沟通常常是依靠制发行政公文来实现的，因而具有信息沟通作用。
（5）依据与凭证作用
行政公文反映制发机关的意图，具有法定的行政效力，受文机关都要以此作为处理事务、开展工作、解决问题的凭证与依据，因而具有依据与凭证作用。
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吉大《公文写作》FAQ（三）
第三章 法规与规章文件
一、行政法规与行政规章的区别
行政规章与行政法规同属于行政机关制定的规范性文件。
区别是：
（1）行政法规调整的对象一般是行政管理领域带有普遍性、全局性、原则性以及意义重大的问题；行政规章的调整对象则限定在行政管理领域中某些特殊的、局部的、具体的问题；
（2）行政法规的制定主体是我国的中央政府；行政规章的制定主体或是中央政府的组成部分，或是地方政府。因而，行政法规的效力高于行政规章；
（3）行政法规可以直接依据宪法、全国人大及其常委会制定的法律（尤其是其中的行政法律），对一般公民法人或其他组织在行政管理领域的权利义务作出具体规定；对于各种行政违法行为的处罚，可以在符合宪法、法律的前提下，作出带有创制性的规定；并且可以在不违背宪法、法律的情况下，对某些尚未受到法律调整的社会生活作出行政法调整；行政规章中，对一般公民法人或其他组织在行政管理领域的权利义务所作的规定，则不仅要符合宪法法律的精神原则，同时，还必须以某个具体的行政法规、地方性法规为直接依据，或者有其通过条文内容的明确授权。而对于有关罚则条款的规定，则只能严格囿于行政法规、地方性法规所规定的种类、方式、幅度。不可以作出创设性规定；
（4）依照全国六届人大三次会议所作出的，有关授权国务院的《决定》等，行政法规在关于经济体制改革和对外开放等问题上，可以体现某些立法上的“超前性”、“实验性”；行政规章则不可以具有“超前性”、“实验性”；
（5）依我国行政诉讼法规定，行政法规是人民法院进行行政审判的重要依据，这肯定了行政法规对于行政审判活动的绝对约束力；行政规章对于行政审判活动则不具有绝对的约束力，只是人民法院在行政审判活动中的一种参照。进入本世纪以来，行政机关制定行政规章的活动十分频繁。与立法机关所制定的法律相比，由行政机关制定的行政规章显得内容庞杂。从某种意义上说，现代行政机关的主要任务是制定和执行行政规章。在我国，行政规章发挥作用的领域甚广且效能颇强。但是，有关行政规章问题的理论研究却显得薄弱，实践中对制定程序等方面必要的法律规制更为缺乏。在此拟就我国行政规章的性质特征及其制定程序等作初步探讨。

二、行政规章的分类
在我国，对于行政规章可以从如下三个方面进行分类：
（1）内部规章和外部规章。
内部规章主要指行政机关自身的工作规则。诸如行政事务分工、会议形式、文件签发收发周转、情况汇总、表报统计等规则。外部规章主要指行政管理规章，其中内容大都涉及行政主体的职权职责、行政相对人的权利和义务，且包括一定的罚则条款。行政损权现象一般发生在此类规章的实施过程中。
（2）中央规章和地方规章。
中央规章又称部委规章，主要指国务院各部、委规定的规章。其授权源自宪法法律，在本系统范围内适用于全国。特点是适用单一的领域，专业性较强。地方规章亦称政府规章，主要指经国务院批准的较大的市以上政府制定的规章。其授权源自地方组织法，特点是适用于本行政区域，其内容既具有针对某一事项的特定性，又具有针对一般情况的综合性。
（3）实施性规章和自主性规章。
实施性规章是指对系统内或行业内上级主管部门的规章制度的落实与执行所指定的规章制度。自主性规章是指根据自己组织的意愿和需要所指定的规章制度。


三、法规性公文和具有规范功能的公文主要有哪些，它们之间有何区别?
答：法规性公文主要有条例、规定，具有规范功能的公文有公告、通告、决定、通知等。
条例，用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。规定与条例相比，主要在使用范围、法律效力、时限稳定性、实用性等方面存在区别。
公告用于“向国内外宣布重要事项或者法定事项”，当公告宣布“法定事项”时，就具备了法规性。通告主要用于公布应当遵守和周知的事项。通告的法规性是由其对公众的公布职能而形成的。相对于公告而言，通告法规性所起的作用的约束范围要小于公告。命令、决定、通知的规范功能主要是由其“按照法律规定公布行政法规和规章”而形成的。
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吉大《公文写作》FAQ（四）
第四章 筹划总结性文书

一、如何理解总结的“经验性”?
总结不仪要说出“是什么”的问题，而且要讲明“为什么”和“怎么办”，闪此在行文中要进行较多的分析，从实践中找出规律，理论性较强。通过理沦分析。找出正反两方面的经验，得出规律性}人识，这样才能达到总结的目的。

二、总结的主体部分要重点写好哪些问题?
总结的主体部分要重点写好以下几个问题：
    (1)基本情况。清楚概述工作的时间、地点、背景，进行某项工作或认识某个问题的依据，工作的进程，遇到的问题和困难，采取的措施等。
    (2)成绩和经验。这是总结最重要的部分，要用确实的材料和数据来说明成绩。提炼和概括出具有指导意义的经验。经验可以分条列出，自成一段落，也可以结合工作进程来写。
    (3)存在的问题和教训。事物总是一分为二的，写总结要实事求是，既总结成绩、经验，也要找出存在的问题和教训。
    (4)今后的努力方向。主要是针对存在的问题和教训提出今后改进工作的设想、安排、打算等。
    写作总结要注意有实事求是的精神和正确的指导思想。

三、写述职报告时怎样才能做到“述评结合，详略得当”?
述职报告，顾名思义要重在“述”，即要真真切切、实实在在地谈情况、摆材料、讲事实，但在事实材料陈述的基础上，还应当进行由此及彼、由表及里、由浅入深的思考分析，从而得出经验。引出教训，鉴定工作，自我评价，找出在履行工作职责的过程中带有规律性的理性认识，以有效地指导今后的工作实践。同时，围绕所履行职责的岗位目标，突出重点，有的放矢、详略得当。

四、论述计划与总结的关系。
计划与总结的关系：
    (1)总结与计划之间的联系：计划是总结的前提和依据，总结是计划的检验和结果，两者相辅相成、互相制约、互相依存，同时还相互促进。计划一实践一总结一再计划一再实践一再总结……周而复始，循环无穷。这循环往复向前发展的过程，就是不断前进、提高的过程。
    (2)总结与计划之间的区别：①计划是在工作之前制定的，而总结则是在工作到一定阶段或计划完成后进行的。②计划的内容是为完成一定任务所作的步骤、方法和措施，重在叙述说明；而总结则是对一定阶段的工作或计划执行情况的分析和评价，重在抽出有规律性的东西，作出理论概括。③计划所要回答的问题是做什么，怎么做，应该做到什么程度；而总结要回答的问题则是已做了什么，做得怎样。
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吉大《公文写作》FAQ（五）
第五章 会务公文 FAQ
一、会议记录与会议纪要的关系
（1）二者的联系
会议记录与会议纪要都源于会议，同属于实录性文书。
（2）二者的区别
1）性能不同：会议记录是事务文书，侧重于发挥原始凭证作用；会议纪要则是国家法定公文，具有现实执行效用和约束力。
2）内容不同：会议记录强调“原始”和“详实”，而会议纪要则是有选择的，强调“系统”而“简要”。
3）表现形式不同：会议记录的格式，由单位自定；会议纪要则有规范的格式要求，并且与其他公文略有不同。
4）表达方式不同：会议记录要尽可能保持“原汁原味”；会议纪要则采用记叙为主、说明为辅的形式，简要反映会议的主要精神和议定事项。
5）利用方式不同：会议记录不对外公开，只作为档案资料保存；会议纪要则作为附件随文对外发布。将会议纪要发给下级时用通知，标题为《关于下发X X会议纪要的报告》；发给上级时用报告，标题为《关于报送X X会议纪要的报告》；发给内部各部门时，直接在文尾部分注明即可。

二、简述开幕词、闭幕词的写法。
开幕词和闭幕词篇章结构大体相同，它们都是由标题、时间和署名、称谓、正文四部分组成的。
    (1)标题有两种写法：一是由“会议名称+文种”组成，如《中国共产党第十五次全国代表大会开幕词》；二是写作“在X×x会议上X××(领导人姓名)的闭(开)幕词”或者“×X X(领导人姓名)在x××会议开(闭)幕式上的讲话”，如《在中国人民政治协商会议第六届全国委员全第一次会议上邓颖超主席的闭幕词》、《温家宝总理在第三届中国一东盟商务与投资峰会开幕式上的演讲》。
(2)正文。开幕词和闭幕词的正文，一般都由开头、主体和结语组成。   
开幕词的开头，写宣布开幕之类的话。主体部分写会议召歼的历史背景(形势分析)，会议的任务(议题)、意义，会议的指导思想，会议的开法、要点等。结语部分，写对会议的祝愿。

    闭幕词的开头，写宣布大会即将闭幕之类的话。主体部分写会议情况概述与评价，会议集中解决的问题和收获。号召与会代表为贯彻会议精神而奋斗等。结语部分，宣布会议胜利结束，或写祝愿之类的话。

三、试述演讲词与讲话稿的不同。
就性质而言，演讲词也属于讲话稿的一种，但是它与一般意义上的讲话稿相比有着明显的特色：从内容看，讲话稿一般交代工作方案，传达政策，表明态度，沟通信息，比较“政治化”；而演讲词一般谈人生理想、价值追求、生活态度，比较“生活化”。从作用看，讲话稿一般用于公共事务，主要用于工作会议、代表会议等；而演讲词一般用于各类群众聚会、集体活动。从写法看，讲话稿语言较严肃，多用说明、议论方法；而演讲词语言风格较活泼，除用说明、议论外，还常常使用叙述、描写、抒情等方式，甚至可以大量使用各种积极修辞格。
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吉大《公文写作》FAQ（六）
第六章 信息文书
一、简述信息类文书内容的真实性。
信息类文书内容的真实性，一方面表现在材料的客观准确。即文书巾的问题、情况、数据、报表等必须真实客观地反映事物的本来面日，必须经过深入实际的调查取证，不能主观臆断，无中生有。另一方面表现在结论要反映事物本质。除了要反映客观事物的真实情况外，信息类文书往往还需分析研究材料，揭示事物的本质，发现隐藏于表象背后的规律，把感性认识上升为理性认识。

二、简述信息类文书的结尾方式。
信息类文书的结尾方式有以下几种：    ‘
    (1)问题型。针对文章反映的具体情况、事件的性质、发展方向等，在文尾提出相应问题，
引导读者思考，进而实现宣传教育的作用。
    (2)总结型。总结全文的主要观点，进一步深化主题。
    (3)建议型。提出解决问题的方法、对策或下一步改进工作的建议，指导工作实践。
    (4)鼓舞型。展望前景，发出鼓舞和号召，表达美好意愿，激励T作者顺利完成工作。
    (5)没有结尾。有的文书不作专门的结尾，正文完成即收笔。

三、简述简报的“下情上达”作用。
(1)简报可以把单位各部门的实际工作情况、经验和教训、成绩和失误，以及工作中的困难和需要上级帮助解决的问题及时向领导反映，为单位领导和上级主管部门制订各项工作决策、推广典型经验、指导工作提供可靠的依据。
    (2)简报可以把群众的思想情绪、愿望和要求向领导反映，使领导准确地掌握群众思想的脉搏，有的放矢地做好群众的思想政治工作。
    (3)简报可以为做好某项工作汇总各方面意见，分析利弊得失，提出几种可行性的工作方案，供领导决策时权衡、斟酌。上级机关根据简报反映的情况，可以及时发现带有普遍性的问题，从而作出决策，指导工作。

四、简述汇报材料缘由的写法。
汇报材料缘由的写法如下：
    (1)概述式。即开篇把事件时间、地点、主体、事件进展情况等全面概述，给收文对象以整体印象。
    (2)引据式。即引用国家相关政策法规、上级单位指示精神等作为开展工作汇报的依据。
    (3)目的式。即在文章开头着重写事件开展的目的，为下文的写作指引方向。
2．试论经验性调查报告与经验总结的关系。
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吉大《公文写作》FAQ（七）
第七章 信函类公文
一、证明信的写作要求有哪些？
证明信在写作过程中要注意以下几个方面：
（1）内容要真实（作为信用证明、法律证据存在）。
（2）用语要准确（描述有分寸，不用模糊和地方语言）。
（3）政策有界限（认真执行党在不同时期的各种政策）。
（4）要用不褪色笔正楷书写，不得涂抹。
（5）要留存原稿和存根，以备日后查验。

二、慰问信的作用有哪些？
慰问信的作用主要表现在：
一是表彰作用：主要以公开的方式表彰被慰问一方做出的贡献和成绩，对其表现予以赞赏和肯定。
二是宣传作用：主要是指慰问信在以不同的方式进行传播的过程中，已经达到了普遍宣传的效果，其形式已经脱离了信件的范畴，而成了借助新闻媒体传播的表彰性消息。
三是激励慰抚作用：慰问信的主要作用就是激励人们再接再厉，此时它的对象一般是克服困难，完成任务很好的、取得成绩的一方或其家属。有时慰问信又用于对灾区人民、受难者或家属，这是慰问信的作用就是慰抚。

三、简述倡议书正义的写法。
    倡议书正文的写法：
   (1)倡议书的正文部分内容包括倡议目的和倡议事项。
   (2)倡议目的要写清楚倡议的背景、原因，事件要真实，理由要清楚充分．这样．公众或被倡议对象才能信服，才能有响应的热情。
   (3)倡议事项如果只有儿句话，则可以直接书写。如果事项很多，则要分条陈述，条理清晰。但注意篇幅不要拉得太长。
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吉大《公文写作》FAQ（八）
第八章 日常事务应用文

一、写信应注意哪些事项？
　　1、内容要直截了当，明白具体，字迹也要工整清楚。
2、语言要得体。书信特有的称谓、具名、问候语、祝颂语要根据通信双方的关系选择恰当得体的形式；书信的措词、语气也要视双方的关系、身份而异，对长辈要谦恭，对平辈要尊重，对文化程度低的人要使用通俗易懂的语言，对文化程度高的人，则可以写得典雅一些。

二、信封的书写要求有哪些？
　　1、要按邮政部门规定的标准信封要求填写收信人邮政编码和寄信人邮政编码。
　　2、收信人地址要写全，包括省、市、县、乡、村、门牌号码。
　　3、收信人的称呼要写一般称呼，如“同志”、“先生”等，不要写亲属称谓，如“母亲大人”、“伯伯”等，因为信封是写给邮递员看的，用发信人的亲属称谓不妥。
　　4、寄信人的地址也要写全，以便在信件无法投递时退还，同时，也便于收信人回信，寄信人地址、姓名字体要小些。
5、信封要干净、整洁，字迹要清楚、工整，不要丢字漏字。

三、启事可分为哪些类型？
从作者(启事者)来看，可分为单位启事和私人启事。
从启事的内容看，一类是公布性质的，比如，开业启事、迁址启事、征订启事等，把事情告诉众人，以便联系。另一类是请求帮助的，比如“寻人启事”、“寻物启事”、“征集图案设计启事”等。奥鹏远程教育中心                                                               http://www.open.com.cn
吉大《公文写作》拓展资源（一）
第一章 公文写作概述
公文例文练习：

××省教育厅关于举办毕业生就业双向选择活动的通知
各高等院校：
    为做好2009年毕业研究生及本专科毕业生的就业工作，我省定于3月20日～3月25日(8：00～17：00)在省大学生就业指导服务中心举办毕业生就业供需见面、双向选择活动。届时用人单位提供需求信息，考核接受毕业生；毕业生持就业推荐表与用人单位双向自主落实就业单位。望各校高度重视，抓紧落实有关事宜，并组织毕业生前往参加。
××省教育厅
    二○○九年三月十日

回答：
(1)这里使用“通知”是否正确，为什么?
(2)此时发文者与收文者之间的关系是什么?
(3)此时发文者的性质是什么?
(4)该通知是什么类型的通知，其主体写作思路是什么类型?
(5)主送机关设置的形式是什么?正文结构类型是什么7

参考资料：
(1)使用“通知”正确。因为x×省教育厅与各高等院校构成业务上的领导与被领导的关系。从受文对象看，它有明确的单位；从行文方向看，该文属于下行文：从内容上看，该文带有一定的部署性和执行要求，但部署性要求不是非常严格。
    (2)此时发文者与收文者的关系为：同一专业系统中的业务指导与被指导的关系。
    (3)此时发文者的性质为：政府部门下行文。
    (4)该通知是工作通知，其主体写作思路是：目的行为型。
    (5)主送机关设置的形式为：同类型机关统称。正文结构类型为：文字表述式纵式结构。

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吉大《公文写作》拓展资源（二）
第二章 行政公文
公文例文练习：修改下列公文的错误。
××县卫生局《会议通知》
(07)×卫字，第7号
全县各食品加工业：
    根据上级要求。对全县食品加工行业的卫生状况进行一次全面大检查，我们拟召开食品加工行业负责人会议，现将有关事项通知如下：
    一、会议时间：2007牟10月7日在县政府招待所报到。会期两天。
    二、参加会议人员：全县国营、集体食品加工业及县个体劳动者协会各来一名负责人、各镇、乡派一名代表列席会议。不得缺席，否则一切后果自负。
    三、食宿等一切费用完全由个人自理。
    2007年9月13日

参考资料：
将“X X县卫生局《会议通知》”改为“会议通知”或“关于召开食品加工企业卫生状况检查工作会议的通知”；将“(07)×卫字第7号”改为“×卫字（2007）7号”；将“全县各食品加工业”改为“各镇(乡)人民政府，各食品加工企业，县个体劳动者协会”；将正文中的“食品加工行业”改为“食品加工企业”；将会议时间改为“2007年10月7日在县政府招待所报到，10月8日8时开会，会期两天”；将“全县国营、集体食品加工业及县个体劳动者协会各来一名负责人，各镇、乡派一名代表列席会议，不得缺席，否则一切后果自负”改为“各国营、集体食品加工企业及县个体劳动者协会负责人，各镇、乡代表”；加上“三、与会人员不得缺席，否则一切后果自负”，将原文“三”改为“四”；将成文日期改为“二○○七年几月十三日”。

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