浅析施工合同管理中的索赔

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浅析施工合同管理中的索赔

对于我们施工单位，施工索赔是在工程承包合同履行中，当事人一方由于另一方未履行合同所规定的义务或者出现了应当由对方承担的风险而遭受损失时，向另一方提出索赔要求的行为，通常情况下，索赔是承包人在合同实施过程中，对非自身原因造成的工期延误、费用增加而要求发包人给予补偿损失的一种权利要求。
一、产生施工索赔的原因
（1）发包人违约：常常表现为发包人没有为承包人提供合同约定的施工条件，未按照合同约定的期限和数额支付工程款等。
（2）不可抗力事件：不可抗力可以分为自然事件和社会事件，自然事件主要是不利的自然条件和客观障碍，如施工过程中遇到了经现场调查无法发现、发包方提供的资料也未提到的、无法预料的情况，如地下水、地质断层等。社会事件包括国家政策、法律、法令的变更、战争、罢工等。
（3）合同缺陷：表现为合同文件规定不严谨甚至矛盾，合同中的遗漏或错误。在这种情况下，工程师应给予解释，如果这种解释将导致成本增加或工期延长，发包人应当给予补偿。
（4）合同变更：表现为设计变更、施工方法变更、追加或者取消某些工作、合同规定的其他变更等。
（5）工程师指令：如工程师指令承包人加速施工、进行某项工作、更换某些材料、采取某些措施等也会产生的索赔。
（6）第三方原因：常常表现为与工程有关的第三方的问题而引起的对工程的不利影响。

篇首注释：沈佳伟  平湖市东湖明珠花园住宅楼工程项目部  技术员
二、如何编制施工索赔报告
（一）编制施工索赔报告的原则
（1）必须以合同为依据。施工单位必须对合同条件、协议条款等有详细了解，遭遇索赔事件时，以合同为依据来提出索赔要求。
（2）及时提交索赔意向书。根据合同要求中的有关规定提出索赔意向书，意向书应包含索赔项目、索赔事由及依据、事件发生起算日期和估算损失。索赔意向书递交监理工程师后应经主管监理工程师签字确认，必要时施工单位负责人、现场负责人、现场监理工程师和主管监理工程师要一起到现场核对。这样，监理工程师通过意向书就可以对整个事件的起因、地点及索赔方向有大致了解。
（3）必须注意资料的积累。积累一切可能涉及索赔论证的资料。施工单位与发包方研究的技术问题、进度问题和其他重大问题的会议应做好文字记录，并争取与会者签字，作为正式文档资料。同时应建立业务往来的文件档案编号等业务记录制度，做到处理索赔时以事实和数据为依据。收集的证据要确凿，理由要充分，所有工程费用和工期索赔应附该项目现场监理工程师认可的记录、计算资料及相关的证明材料。
（二）编制施工索赔报告的具体操作步骤
（1）填写索赔意向书
索赔事件发生后，及时在合同规定的时限内（一般规定为28天）向监理工程师提出索赔意向书。意向书应根据合同要求抄送、抄报相关单位。
（2）同期记录
索赔意向书提交后，应从索赔事件起算日起至索赔事件结束日止，认真做好同期记录，每天均应有记录，并有现场监理工程人员的签字。索赔事件造成现场损失时，还应做好现场照片、录象资料的整理，打印后请监理工程师签字。
同期记录的内容有：事件发生时及过程中现场实际状况；导致现场人员、设备的闲置清单；对工期的延误；对工程的损害程度；导致费用增加的项目及所用的人员、机械、材料数量、有效票据等。
（3）详细情况报告
在索赔事件的进行过程中（每隔一星期或更长时间，或视具体情况由监理工程师来定），承包人应向监理工程师提交索赔事件的阶段性详细情况报告，说明索赔事件目前的损失款额、影响程度及费用索赔的依据。同时将详细情况报告抄送、抄报相关单位。
（4）最终索赔报告
当索赔事件所造成的影响结束后，施工单位应在合同规定的时间内向监理工程师提交最终索赔详细报告，并同时抄送、抄报相关单位。最终报告应包括以下内容：
1）施工单位的正规性文件。
2）索赔申请表。填写索赔项目、依据、证明文件、索赔金额和日期。在一般建筑工程施工中，索赔项目一般包括工程变更引起的费用、工期增加，由于地质条件造成局部或部分停工等引起的机械、人员窝工费用，相应工期及费用增加等。索赔依据一般包括在建工程技术规范、施工图纸、发包方与施工单位签订的工程承包协议、发包方对施工单位施工进度计划的批复、发包方下达的变更图纸、变更令及大型工程项目技术方案的000等。索赔证明文件包括发包方下达的各项往来文件及施工单位在施工过程中收集到的各项有利证据。索赔金额及工期的计算一般参照承包单位与发包方签订合同中包含的工程量清单、工程概预算定额、机械台班单价，地方政策文件及发包方、总监下达的有关文件。但是，多数施工单位往往在施工过程中只对存在的问题向上级主管单位进行口头汇报或只填写索赔意向书而不注重证据的收集，最终导致很多本来对施工单位有利的索赔项目不能得到批复。
3）批复的索赔意向书。
4）编制说明。索赔事件的起因、经过和结束的详细描述。
5）附件。与本项费用或工期索赔有关的各种往来文件，包括施工单位发出的与工期和费用索赔有关的证明材料及详细计算资料。
三、编制施工索赔报告将要面对的困难
（1）合同中“不限于此”这四个字阻碍了索赔的进展。发包方经常以不限于此为借口进行搪塞，认为所有施工内容都包含在里面，所有施工事项的费用都含在里面，实际施工过程中不仅会有增加，同样也会有减少总的价格是不变得。
（2）实际合同范围的界定太费时间。特别是两个或两个以上的单位施工时，合同范围界定的冲突就会更大，合同中文字描述的范围很笼统，工程量清单中列的也不细，只能在保证工程量的前提下有所取舍，尽量不少于合同量，也不多于合同量。
（3）进度和索赔谈判时间错位，施工单位很无奈。对于委托项目和发包方提出的变更项目，按正常程序应该先谈好费用然后再组织施工。但实际上为了赶进度，或者说为了搞好服务，大都先行施工，后谈费用，干完活后，主动权就完全掌握在发包方手里，很难获得合理的费用。如果坚持先谈费用后施工，势必影响双方的关系。
（4）索赔项目价格的确定原则不统一、不公平。按我国现行工程变更价款的确定方法，，索赔项目价格可以采用或参考合同中适用于或类似于索赔工程的价格，无法采用或参考时，由承包人提出适量的价格经监理确认后执行，但在实际操作中发包方不是对所有索赔采用公平的统一原则，而是对每个项目总是选用对自己最有利的定价原则，并且往往只考虑直接费和税金，而不考虑间接费和利润。
（5）索赔款项不能及时结算，施工单位垫款时间长。即发包方认同了索赔项目，也很难按照进度进行结算，要求竣工时一揽子结算，一揽子结算就会给我们带来两方面的问题，一是一些小的索赔项目被抹掉，二是垫款时间长资金压力大。
（6）谈判地位不平等，发包方处于强势，施工方处于劣势。原则上谈判双方地位平等，尤其是以建立在大合同的基础上，但是实际上发包方处在强势的地位，对于发包方不合理不公平的断论与要求，施工单位只能先力争后屈服，为了保持长期的友好关系一般是不能闹僵的更不能提起仲裁或诉讼的。
四、正确认识施工索赔及其重要意义
在承接业务时总会遇到一些不利于自己的事项或者是属于自己的义务部分，却得不到发包方的认可，其实并非是发包方的条件苛刻，更不是蛮不讲理，而是对合同的编制和管理经验还够完善，行政性法规认识还不够健全，对合同执行过程中的索赔没有引起足够的重视，某种程度上还简单地把其视为无力纠缠和争利。建筑市场迅速走向正规化国际化与国际接轨，无论是发包方还是承包方，施工索赔在工程项目管理上的重要意义是不可忽视。总的归纳为以下四点：
（1）索赔是合同管理的重要环节
索赔和合同管理有直接的联系，合同是索赔的依据。整个索赔处理的过程是执行合同的过程，所以常称施工索赔为合同索赔。
施工单位从承接项目之前就要对合同进行分析。项目开工以后，合同管理人员要将每日实施合同的情况与原合同分析的结果相对照，一旦出现合同规定以外的情况，或合同实施受到干扰，施工单位就要研究是否就此提出索赔。日常的单项索赔的处理可由合同管理人员来完成。对于重大的一揽子索赔，要依靠合同管理人员从日常积累的工程文件中提供证据，供合同管理方面的专家进行分析。因此，要想索赔必须加强合同管理。
（2）索赔是计划管理的动力
计划管理一般是指项目实施方案、进度安排、施工顺序、劳动力及机械设备材料的使用与安排。而索赔必须分析在施工过程中，实际实施的计划与原计划的偏差程度。比如工期索赔就是通过实际过程中与原计划的关键路线分析比较，才能成功，其费用索赔往往也是基于这种比较分析基础之上。因此，离开了计划管理，索赔将成为一句空话。
（3）索赔是挽回成本损失的重要手段
在合同报价中最主要的工作是计算工程成本的花费，施工单位按合同规定的工程量和责任、合同所给定的条件以及当时项目的自然、经济环境作出成本估算。在合同实施过程中，由于这些条件和环境的变化，使施工单位的实际工程成本增加，施工单位为挽回这些实际工程成本的损失，只有通过索赔这种手段才能得到。索赔是以赔偿实际损失为原则，这就是要求有可靠的工程成本计算的依据。所以，要搞好索赔，施工单位必须建立完整的成本核算体系，及时、准确地提供整个工程以及分项工程的成本核算资料，索赔计算才有可靠的依据。因此，索赔又能促进工程成本的分析和管理，以便确定挽回损失的数量。
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