内控改善 任何企业都有空间—NF机床公司内部控制深

百分百晓林

内控改善 任何企业都有空间
   —NF机床公司内部控制深度调查

NF机床公司是位于广州市番禺区的一间大型机床制造企业，以生产高技术含量、高附加值的数控机床、特种定制机床为主，产品远销中东、美国、欧洲、南美洲、非洲等30多个国家和地区，在国内市场中也占有较大的份额。其产品质量得到了广泛地认同，在国内外市场上享有极高的知名度和美誉度。公司近五年来的销售业绩以平均高于20%的速度增长，2009年达到创记录的28亿元。
决策层于2009年初做出公司到香港主板上市的决定，并进行了一系列的部署和安排。笔者受命于2009年12月份对公司内部控制进行全面深入的调查。
一、调查背景
(一)  内部控制现状描述
1.制度体系基本健全
2.制度、流程与监控措施比较合理
3.各部门有较强的执行力
（二） 调查内容
1.销售至收款循环；
2.采购至付款循环；
3.存货管理循环；
4.资本开支循环；
5.人力资源与工资管理循环；
6.费用支出至付款循环；
7.财务管理循环；
8.财务报告循环。
（三） 调查方法
1.就管理层现行制定的制度、流程和监控措施，获取相关文件；
2.通过向管理层或相应流程负责人提出咨询，以了解公司现行制度、流程和监控措施的确切涵义；
3.        识别制度、流程和监控措施是否符合上市规则所定义的内部控制合规性要求，是否符合《企业内部控制基本规范》的要求；
4.        按内控重点执行循环穿行测试，以确定笔者对公司制度的了解属正确无误；
5.        执行合规性测试，以鉴定内部监控机制的设计和运作是否有效；
6.        基于对相关制度、流程和监控措施的观察、纪录和测试结果，提出改善建议。
二、问题与改善建议
总体结论是，内部控制水平基本能够保证公司的正常良性运转，但所有重大环节都存在瑕疵，需要认真整改。
（一）销售与收款循环
1.给予客户的《报价单》欠缺审批证明
在调查中发现，现在公司业务员向客户发出的《报价单》欠缺审批证明，所涉及的金额数目较大。按公司现行《报价单》发出流程，如属于出口销售，在业务员向客户发出《报价单》前，出口部总经理会对其《报价单》作口头审批。如属于国内销售，业务员可直接向客户发出《报价单》。尽管在向客户发出《报价单》前，不论属于出口销售或是国内销售，业务员必须根据已审批的《产品销售报价预算表》的内容准备《报价单》。然而客户会以《报价单》作为订立《销售合同》的基础，而《报价单》内的单价在有效期内也可作为公司定价的凭证，如果以后公司与客户就销售价格发生争议时，公司便会处于不利位置。
改善建议：
为了保障公司的权益，业务员在向客户发出《报价单》前，有关营运单位负责人应妥善核对《报价单》的内容，在确保《报价单》内容均正确无误后，予以批准签名以示审核妥当，才将有关《报价单》送到客户手上， 以保证公司开出给客户的《报价单》的内容是正确无误的。
2.欠缺价格变更书面审批
抽样测试结果显示，部分《产品销售报价预算表》、《报价单》及《销售合同》上的单价出现不吻合现象，所涉差异金额700多万元。经了解后发现,相关文件价格不吻合的原因有二：一是业务员与客户沟通后，有关营运单位负责人决定给予调价；二是因《销售合同》与《报价单》或《产品销售报价预算表》相互间产品明细有所变更。经进一步了解，价格变更已经与客户沟通并达成一致意见、也已经得到销售副总的口头同意。然而，在欠缺相关书面审批的情况下，这些变动是否已得到适当审批便存有疑问。如果日后公司与客户就销售价格发生争议时，公司便会处于不利位置，因而存在错误确认未经审批而作出价格变更的风险。
改善建议：
为了保障公司权益，建议业务员对《产品销售报价预算表》或《报价单》价格或其他内容作出调整时，应以书面形式向有关营运单位负责人提交《价格/条款变更审批表》，待有关营运单位负责人妥善核对该调整后，应在《价格/条款变更审批表》签批以示审核妥当。
（二）购货与付款循环
1.原材料采购，供应商报价凭证没有适当存档
抽样测试结果发现，部分样本欠缺《供应商报价单》，所涉金额14500多万元。尽管在采购原料或辅料时实际已经寻找不同供应商报价，然而有关营运单位负责人与相关供应商签署采购合同后，并没有妥善保存《供应商报价单》。因为《供应商报价单》内的条款在一定限期内具有法律约束力，如果日后公司与供应商就采购价格发生争议时，在欠缺书面《供应商报价单》作凭证的情况下，公司有处于不利地位的风险。
改善建议：
为了保障公司权益，建议有关营运单位负责人必须妥善保存《供应商报价单》，以作为与供货商就采购价格发生争议时的书面证明。
2.采购订单欠缺流水号管理
在调查中发现，公司采购部现在没有对《采购订单》编制流水号。在《采购订单》缺乏流水号管理的情况下，有关营运单位的负责人可能面对《采购订单》出现重复或遗忘订购的情况。
改善建议：
为确保公司的权益得以完全保障，公司采购部应立刻就辅料《采购订单》编制流水号，并就每次采购数量与实际收货数量及！！！！数量作出跟进对比，从而确保每张《采购订单》所订购的数量与实际收货数量吻合，以减低重复订购导致存货屯积或遗忘订购导致影响生产的风险。
（三）存货管理循环
《生产报告》欠缺书面审批证明
在调查中发现，《生产报告》欠缺书面审批证明。据了解，目前公司生产部及仓库员工会在每月月末对账以核对当月的领料、入库及生产数量，在完成核对工作后，生产部员工会编制《生产报告》。在欠缺相关书面审批证明的情况下，该《生产报告》是否真正得到审批则存有疑问，错误使用未经审批的《生产报告》的风险不能降低。
改善建议：为加强公司生产管理，公司生产部及仓库员工在每月月末对账以核对当月的领料、入库及生产数量及编制《生产报告》后，生产部员工应以书面型式向有关营运单位负责人提交《生产报告》，待有关营运单位负责人复核实际生产情况后，便应在该《生产报告》批签以示审核妥当，以保证《生产报告》得到正确审批。
（四）固定资产循环
1.固定资产的采购欠缺供应商的送货单及承建商的竣工报告作为凭证
在调查中发现，有部分固定资产的采购，没有妥善保存供应商的送货单及承建商的竣工报告。由于供货商的送货单及承建商的竣工报告属固定资产采购循环内一个重要的文件，更可以作为初步确认已收供货商交来固定资产或相关工程已验收妥当的凭证。如果日后公司与该些供货商就货物或工程的规格或质量出现争议，如欠缺该些书面文件作凭证支持，公司的权益便不能被充分保障。此外，由于送货单及竣工报告上附有负责验收人员的签收证明，日后如需跟查验收当日的有关情况，也会较容易找出相关负责人以查询和跟进事情。
改善建议：
为确保公司的权益不会受损，应妥善保存所有供货商的送货单及承建商的竣工报告作为日后对帐、入账和付款的凭证。于验收时，负责验收的员工在验收过程完毕后，应在送货单或竣工报告上签署以表明该固定资产验收妥当。而公司管理层也应要求相关负责人就固定资产的确认及入账应以及该资产是否已被公司验收合格并投入使用为基础，而并非以供货商！！！！或付款日期作为入账的基础。公司应参考相关《采购订单》 / 《合同》内的单价，于该资产验收妥当时，将相关资产资料适时录入会计记录。
2.向供应商采购固定资产时，询价凭证不足
在资本开支审计测试中，总测试金额2280多万元。结果显示公司向供应商询价，大部分是以电话联络方式口头上取得供应商的报价数据，采购负责人并没有要求供应商提供书面报价单。而且无须保留供货商提供的书面报价单以供管理层或相关负责人审批时作为参考凭据。由于缺乏供应商报价数据作为审核查证线索和依据，日后管理层或其他独立人士如要查证有关采购是否已执行货比三家程序会出现困难。因此，公司能否享受到货比三家机制所带来的价格优势存在重大疑问。
改善建议：
为了确保公司能享受货比三家带来的价格优势，建议采购负责人应就每项固定资产采购向多于一个供货商索取书面报价资料，并存档。存档资料应包括被选中的供应商报价单和落选的供应商报价单，并应制作《供货商报价分析》，以供相关负责人审批时作参考之用。
公司也可以为某些经常采购或性质比较特殊 (楼宇装修) 的固定资产设立《指定供应商名册》，而所有向指定供应商的采购均无须事先向多于一个供应商索取书面报价数据作报价比较，从而增加工作效率。
（五）人力资源与工资管理循环
没有《员工评估表》和相应书面审批作为升职的依据
在调查中发现，人力资源部门在没有为员工作出个别评估的情况下，就晋升某些员工。而这些员工是通过董事长认可并口头通知人力资源部，并由该部直接发出《任免书》通知该员工有关晋升事宜。但是实际上，在欠缺书面的员工能力评估及审批证明下，公司的管理层无法确定有关员工的晋升是否已按公司现行的制度进行能力评估，评估合格并得到相关负责人审批下才被晋升。若员工在没有适当和足够的审批下被晋升，不排除发生能力不适的员工被晋升的风险，从而令公司蒙受财政上的损失。
改善建议：
为了保障公司与员工双方的利益及避免日后产生不必要的争议，人力资源部对于任何员工在晋升前须进行适当的个人能力评估及得到相关负责人审批下才能执行。所有评估结果应以书面形式详细记录下来，经双方同意签名认可后再提交指定负责人作进一步审批。所有已签署的文件应妥善保存，以作为日后参考之用。
（六）费用支出至付款循环
已付款的供应商！！！！没有盖上“已付款”印章以防止！！！！重复付款
在调查中发现，根据公司现行的费用支出报销制度，指定负责人于审批付款过程完毕后，只在现金报销的的！！！！上盖上“已报账”印章，而以支票或银行汇款方式报销的供应商！！！！或单据则没有加盖该“已报账”印章。按现行的运作方式，公司不能将重复申请费用报销的风险减至最低，容易导致公司蒙受财产损失。
改善建议：
为了保障公司的权益，应对以支票或银行汇款形式所支付款项的情况，在审批付款过程完毕后，必须在付款凭证的供应商！！！！或单据上，加盖“已报账”印章，以确保有关！！！！或单据不会被重复使用付款，减少公司财产损失。
（七）财务管理循环
没有按《关于因公借支冲账和！！！！报销期限的规定》切实执行相关冲账工作
在调查中发现，公司目前已建立了一套关于《关于因公借支冲账和！！！！报销期限的规定》（简称《规定》），但在实际工作中仍没有按该《规定》进行冲账工作。尽管目前公司财务部员工要在借款人提交合法报账单据才能进行冲账，但按《规定》，在欠款超过九十日后，财务部应从借款人工资中扣除并进行冲账，但目前财务部仍没有按照《规定》作出相应行动，因此，公司面对坏账的风险就不能降低。
改善建议：
为了加大因公借支冲账的力度和加快追收合法报账单据的进度，公司业务员应完善执行《关于因公借支冲账和！！！！报销期限的规定》的程序，并向相关借款人员发出有关严厉执行上述规定的通知。
（八）财务报告循环
《现金流量表》、《应收账账龄分析报告》与《应付账账龄分析报告》欠缺书面复核证明
在调查中发现，按公司现行的审批制度，《现金流量表》、《应收账账龄分析报告》与《应付账账龄分析报告》均须由指定负责人复核。但实际上有关负责人员没有在复核这些报告后签署。由于欠缺复核的证明，公司管理层要确认哪些报告已作复核、而哪些报告未作复核，会比较困难。这样，行政迟缓的风险就不能减低，管理层为针对问题而需执行相关修正活动的效率将受到影响。
改善建议：
为确保公司的权益得以完全保障，有关负责人应在复核所有《现金流量表》、《应收账账龄分析报告》与《应付账账龄分析报告》后，于报告上签署以作复核证明。
三、问题总结
在八项调查内容中发现的11个内控问题发人深省。应该说，NF机床公司是一家优秀的公司，数年来在渠道精耕、技术创新的同时，下大力气抓内部管理。决策层、管理层对公司的内部控制水平颇为自吟，但调查结果出乎其预料。