财务软件应用中存在的问题与对策

百分百晓林

财务软件应用中存在的问题与对策
——鞍山地区钢材市场财务软件现状调查

一、        鞍山地区钢材市场财务软件现状调查
（一）调查的背景与目的
2009年，鞍山地区钢材市场的中小企业在支撑当地经济发展,促进市场繁荣、增加财政收入、扩大人员就业、维护社会稳定等方面,都起到了举足轻重的作用。通过此次对鞍山地区钢材市场部分中小企业财务软件的应用情况进行调查，就财务软件在当地的运用与发展现状作个了解，提出一些问题和看法，以期通过提高当地中小型企业的财务软件核算水平达到提高企业管理水平，提升企业竞争力的。
（二）调查获取的基本情况
这次调查涉及了3个钢材市场，累计走访调查61户财务软件核算企业，年销售5000万以上的企业有38户；经初步统计，在调查的这61户企业中，从事财务软件核算的财务人员有85人，其中年销售5000万以上的38户企业中从事财务软件核算的财务人员的有63名，包含34位财务主管和29位普通财务人员；另外在销售5000万以下的23户企业中，从事财务软件核算的财务人员有22位。在此次调查中所有96位从事财务软件核算的财务人员中，年龄35岁以下的人员有38人，35岁以上有25人。
（三）调查结果的初步分析
对此次调查数据进行分析，呈现四个特点：
1．当地中小企业中从事财务软件的人员年龄结构偏大。
2．相对销售规模大的企业，其财务软件核算水平相对较高。
4. 销售5000万以下的23户企业中，从事财务软件核算的财务人员只有22位，可见小规模企业中，普遍存在会计！！的现象。
总体来说，此次调查整体情况良好，核算水平较低的基本都集中在规模相对比较小，管理相对不太规范的小企业里。
二、        财务软件给钢材企业带来的有利之处
（一）减轻财务人员核算强度，提高工作效率
1．从帐务处理程序角度：财务软件的应用，充分利用了计算机高速的数据处理能力，结合专业性的财务软件，一改传统烦琐、复杂的记帐流程，以计算机财务软件代替人工记账。企业日常发生的业务，只要通过在电算化软件中，轻松的点击，简单的选择所对应的会计科目，便捷的菜单操作，使得从试算平衡、日记帐、明细帐、总帐到月结帐等一系列的操作一气呵成，极大的减轻了财务人员的核算强度，节省了财务人员的时间和精力，为其转变职能，从核算向管理过渡提供了坚实的保障。
2．从帐务处理效果角度：计算机财务软件和传统的手工帐相比较，有着显著的优越性，首先体现在计算机处理数据精确性上，计算机CPU超强的数据处理能力和传统的算盘或计算器相比，其效果不言而喻；其次体现在财务软件的严谨性，我国已有20多年的会计电算化历史，当前，例如用友软件、金蝶软件等一系列财务软件已相当成熟，保证了会计电算化核算高度的严谨性；再者体现在财务软件的纠错能力上，财务软件的开发设计中，注入了大量的逻辑关系，校验数据的准确性，当工作人员输入错误时，会及时的作出提示，从源头上避免了错误的发生。
（二）提高财务人员综合素质，转变会计职能
1．财务软件的应用，给财务人员增添了新的内容，带来的新的考验，一方面对广大财务人员计算机操作能力上提出了较高的要求，除了学基本的操作和打字之外，还需要深入学习专业性的财务核算软件，熟悉各个模块的使用，流程的操作等；另一方面对财务人员综合运用财务知识，将财务知识、会计日常处理方法与计算机财务软件相结合的能力提出了新的要求。总之，无论是客观要求，还是主观需要，广大的财务人员都迫切的需要提高自身素质，及时充电，更新财务知识，识别新的财务软件，可以说财务软件在方便财务人员的同时，也为财务人员提高其自身的综合素质打了一剂强心针。
2．财务软件的应用和推广，将广大财务人员从传统繁琐的手工核算中解脱了出来，从而保证其有更多的时间和精力参与到企业的管理中，一改传统的单纯核算的职能，充分发挥会计参与管理、监督、预算的潜能，通过财务软件的各项指标以及报表的出具，为企业的发展提供准确可靠的信息，为企业向有利方向发展出谋划策，让企业所有者权益得到保障，为企业现代化管理水平的提高、经济效益的提升起到了积极的作用。调查中发现，一些规模以上的中型企业，其财务人员电算化核算水平相对比较高，不仅从事了日常成本，销售等方面的财务核算工作，而且包揽了税收申报，项目预算等工作，大多时候都能参与企业的管理与决策，为企业的发展提供合理化建议。
（三）财务软件的应用提高了企业经济效益
1．传统的手工会计核算模式下，财务信息的加工、整理是一个周期性的工作，且一般都在下月初出具上月的财务报表，随着财务软件管理的推行，大量的会计信息得到高效的处理，记录、分类汇总、传输、编报都成了瞬间的事，而且这种高效的处理非常的精确、及时地提供各项财务信息，为企业管理者和投资者提供即时的财务信息，为投资者决策提供了依据，某种程度上，企业赢得了投资，即赢得了发展。
2．当今社会，企业在生存中寻求发展，企业管理的现代水平高低直接决定了企业的成长寿命。在这场信息化的竞争中，信息化程度高、财务制度健全的企业更具有竞争力，财务软件是企业现代管理中不可或缺一部分，企业的财务软件核算水平直接影响到企业高层的决策，企业的财务管理也以会计电算化核算为依托，企业的财务目标通过会计电算化平台去实现，由此可见企业的财务软件水平高，将直接影响到企业的经济效益。此次调查中，有两户钢材企业甲和乙，2009年，甲企业年销售额为6860万元，乙企业年销售9950万元，但甲企业税后净利润却高于乙企业，究其原因，发现甲企业的销售毛利率明显高于乙企业，主要原因在企业的进货成本上有别，调查发现甲企业中从事财务工作的人员小李，29岁，中级会计师职称，计算机三级水平，曾在用友软件公司工作过，除了精通财务软件之外，还熟悉英语，擅长电算化的成本核算，在国内外购销平台上左右逢源，为企业创造了利润。
三、        钢材企业财务软件应用中存在的问题
在此次调查中,企业的财务软件核算程度参差不齐,各有千秋,这里就企业较为普遍的共性问题进行汇总如下：
（一）财务制度滞后与电算化不相匹配
和传统手工模式相比较，企业应用财务软件后，相应的财务制度应及时作出调整，因为在实施会计电算化后的财务核算过程当中，无论是建帐、登帐还是其他帐务处理，相关程序都发生了较大的变化，传统的帐册变成了电子数据文件，会计资料保存形式也发生了变化，电算化模式下，对数据的安全性提出更高的要求，同时引入了“数据备份”和“计算机安全性”的概念，调查中发现，一些企业尽管应用了财务软件，但是财务制度没有及时的变更，旧的制度与先进的财务软件核算不相匹配，就拿调查中的一户钢材企业来说，这户企业在2005年实行财务软件，财务制度一直没有更新，企业财务人员，年龄偏大，思想陈旧，计算机操作能力相对较差，调查中恰逢该会计从手工帐往电脑里过帐，且科目设置陈旧，主观性强，数据未分磁盘备份，这种被动的一味为了电算化而电算化，所暴露出来的问题给企业财务信息安全带来了很大的隐患。
（二）部门分工不合理,组织协调性差
财务软件核算是企业财务管理不可或缺的一部分，讲究的是分工合作，组织协调。调查中普遍存在这样一种现象，企业当前使用最广泛的是用友和金蝶这两种财务软件，大致包括账务处理、固定资产、工资管理、往来管理、报表与分析、出纳管理、现金流量表、系统维护等几大模块，在对多家企业的调查中发现，企业在日常的业务处理中，部门之间分工不合理，所使用的模块相对单一，没有充分利用财务软件的所有功能，导致生成的会计信息不够系统，某种程度上，弱化了财务软件功能；另一种现象就是一人包打天下的局面，调查中发现一些规模以下的企业会计，单兵作战，闭门造车，对财务资料的出具口径全然不顾，缺乏一定的组织协调性，导致最终生成的会计信息可用性不高，失去了对企业领导决策的参考意义。
（三）专业的复合型电算化人才短缺
企业要想达到较高的财务软件核算水平，必须拥有专业的复合型电算化人才。一名专业的复合型电算化人才，除了掌握一定的财务理论知识、拥有全面的会计实务能力，还必须有较高的计算机操作能力，特别是对财务软件的应用能力，以及对软件的日常维护，这次调查的85位财务人员中，符合这样条件的寥寥无几，一些计算机应用能力较强的年轻的会计，却缺乏一定的会计功底，对业务的会计处理上不够成熟和熟练；外一些财务人员精通会计理论和实务，但计算机操作水平实在不敢恭维，当计算机操作系统后财务软件出现一点故障时，往往手忙脚乱，不知所措。
（四）财务软件档案管理环节薄弱
调查的61户企业中，建立完善的财务软件档案管理制度的不足12户，大部分企业没有建立完善财务软件档案管理制度，调查中发现三个问题：一是企业缺乏相应的财务软件档案制度，没有专门负责档案保管的人员，没有严格执行财务软件核算制度中所要求的备份制度；二是保管不善，在调查的61户企业中，三年内电子数据备份齐全的只有10户，很多企业备份上随意性太大，往往自己备份的数据连自己都找不着；三是存在潜在的数据安全隐患，大部分企业的计算机除企业内部局域网外都连上了互联网，很多电脑都没有安装杀毒软件或软件版本没有及时升级，容易遭受病毒和木马的侵害，存在着极大的网络安全隐患，给财务软件档案的保管带来了很大的风险。
四、        钢材企业加强财务软件应用的几点措施
针对此次调查中发现的钢材企业财务软件应用中所存在的问题，我认为加强钢材企业财务软件应用应该采取以下几点措施：
（一）完善财务软件制度，规范各项业务流程
当前，在应用的过程中，必须有一整套符合企业实际情况、适合企业发展的财务软件制度来管理，企业领导与财务人员要进一步提高认识，把财务软件管理制度的建设当成重点来抓，逐步完善企业的财务软件制度。
为进一步提高会计核算效率，有必要对财务软件模式下的业务流程进行调整和优化，制定严格的流程管理，对各功能节点实施有效控制，提高数据的缜密性，从而将财务软件逐步带入科学化、规范化的轨道。
（二）加大对培训力度，培养复合型电算化人才
任何一个行业，都重视人才的培养，财务软件也是如此。知识经济时代下，对于企业的财务信息的加工与输出具有很高的要求，尤其是未来会计软件要实现更高层次的网络化信息处理，这一趋势，对企业人力资源上提出了较高的要求，企业势必要培养一批电算化复合型人才，既要懂会计知识，又要懂管理知识；既要熟悉会计电算化知识，又要熟悉网络知识；既要懂会计理论，又要精通会计实务。针对当前中小企业会计电算化人员的现状，有必要加大对他们的培训，培训应包括计算机知识、财务知识、网络知识、创新意识，着重培养出由单纯核算性向管理型、智能型方向转变的复合型人才，从而为企业内控、决策服务，实现以人才带动企业发展的科学发展之路。
（三）加强财务软件档案管理，提高数据安全指数
随着会计电算化事业的不断发展，财务软件档案的管理突显重要。财务软件档案的管理分为日常管理和备份管理两个方面：日常管理指企业开展日常业务中，所制作的各项凭证，电子报表的导入和导出需由专门的人员进行操作，对各项专业数据的保存，要严格执行电算化档案管理制度，对不同类型的电子档案实行分类管理，统一存放；备份管理指对以前年度、季度、月度的电子数据要执行严格的备份制度，利用移动磁盘介质或另外的计算机设备进行存放，以确保数据的安全性、完整性。
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