会计电算化在企业中的优势及存在的问题

百分百晓林

会计电算化在企业中的优势及存在的问题
——对环宇轴承有限公司电算化应用的思考

一．选题背景
随着社会的发展，科学技术的不断进步，计算机在企业中的应用也越来越普及。特别是计算机在企业会计中的应用，愈来愈多的企业使用计算机替代手工操作，实现会计数据处理的计算机化。会计数据处理的计算机化已在企业中越来越被重视。
就以当地的环宇轴承有限公司为例，环宇轴承有限公司成立于1993年，是一家股份制企业，主要从事外球面球轴承、不锈钢外球面轴承的研究、开发、生产与销售，公司现在拥有职工200多个，公司内设有5个主要部门即管理部、财务部、生产部、销售部、后勤部，公司于2000年开始使用会计电算化，主要应用于财务部，当实行会计电算化后财务部工作效率明显提高。在2005年公司实行了财务部门和后勤部门中的领料部初步信息化管理。在这几年的应用中，也初步见到了一些成效，为以后企业电算化管理奠定了基础。公司以实际的成效也为其他企业使用电算化管理增加了信心。以下是对于公司在使用会计电算化后的一些个人的观点，当中有优势也有存在的问题，针对存在的问题我也提出了一些自己的观点。对于电算化应用的探讨我们看到了希望，看到了更远的发展。
二．会计电算化在企业应用中的优势
会计电算化，是电子计算机在会计工作中应用的简称，它是一个电子计算机代替手工记账、算账、报账以及部分代替人脑完成的对会计信息的分析、预测、决策的过程。它改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法，扩大了会计数据领域，提高了会计信息质量。就环宇轴承有限公司电算化应用的探讨中我认识到会计电算化的实施对企业加强和完善会计工作起到了很大的作用：
（一）会计电算化减轻了会计人员的劳动强度，提高了会计工作效率
环宇轴承有限公司在会计电算化之前是采用手工记账，它是通过纸质的凭证、账簿、报表反映企业的财务状况和经营成果，要受时间、空间的限制。而且会计人员记账、算账时通常运用算盘、机械的电子计算器，计算过程中不能自动存储计算结果，只得边算边记录，记录之后再编制报表，工作量大，速度慢，浪费了大量的时间和精力。公司使用会计电算化后，由于会计电算化是用计算机替代人工记账、算账、报账，会计循环中的记账、算账和报表编制均由系统自动实现，凭证一旦录入系统，马上就能在账簿和报表中得到反映，从而能够及时提供会计信息，会计工作效率和质量大大提高。
（二）会计电算化提高了会计核算的水平和质量
公司在手工操作情况下，会计核算工作无论在信息的及时性还是准确性方面都难以适应经济管理的需要。会计电算化后，在会计循环中大量数据处理工作均由计算机自动完成，所以不但能将会计人员从繁杂、单调的事务中解脱出来，而且减少了手工记账经常出现的抄写、计算错误，使会计处理的结果更加准确、真实和可靠，从而提高了会计核算的水平和质量。
（三）会计电算化提高了经营管理水平，为信息化管理打下基础
公司实行了财务部门和后勤部门中的领料部初步信息化管理。领料部从手工记账向计算机记账转化。领料部可以随时就地将发生的经济业务输入计算机，并通过互联网将凭证直接存入财务部门，由财务部门集中管理会计信息和编制报表，一定程度上提高了经营管理水平。而且由于会计人员已从部分核算事务中解脱出来加上会计核算水平的提高，会计人员不仅有时间也有了技术手段处理会计管理问题，使财务会计管理由事后管理向事中控制、事先预测转变。未来终将能够利用现代信息技术集成和控制企业管理活动中的所有信息，在复杂的数学模型与分析工具的基础上，提供经营预测、决策、控制和分析手段，实现企业内外财务管理信息的自动处理以及共享利用，以此来分析过去、控制现在和规划未来。
（四）会计电算化促进了会计职能的变化
　　环宇轴承有限公司会计电算化促进了会计职能的变化。公司生产的产品销售范围广，这就需要公司时刻了解外界的信息，公司在使用会计电算化网络系统后，能及时了解实时金融信息、企业经营信息、世界经济信息。尤其当企业推行并且采用技术之后，不仅加强财务会计与企业内其他业务部门的联系，对信息资源进行统一管理，实现了数据的高度共享；而且可以通过远程处理与网上支付，实现网络财务管理。
（五）会计电算化给企业增加了经济效益
公司引进的会计电算化软件具有使用简便、功能丰富、严密可靠的特点。从运行结果来看，建账后，只需进行初始化工作，即可完成填制凭证、复核凭证、记账、对账（含银行对账）、往来帐管理，大大减轻了财务人员的劳动强度。利润、资金等项目计划执行、增减变动、结构比重分析，往来账款分析，并可将分析结果给制成各种图形，达到了当时财务管理和企业管理的目的，从而大大增加了企业经济效益。
三．会计电算化在应用中存在的问题
随着科学技术的发展，会计电算化以其时效性、准确性、方便性等优点正日益受到广大财会人员的欢迎。但由于我国会计电算化工作起步较晚，从20世纪70年代末才开始，到目前仍还处于生长期。因此在发展过程中，或多或少地暴露出很多问题，急需解决。从环宇轴承有限公司会计电算化的实践看，会计电算化面临的问题是：
（一）        会计电算化面临的技术问题
1。计算机出现“死机”现象
由于会计电算化是电子计算机在会计工作中的应用，会计电算化的工具是电子计算机。环宇轴承有限公司虽然使用了先进的软件，但由于软件的更新速度快加上使用的计算机多为windows98或windows2000系统内存又比较低，有时在进行数据录入操作中，操作员还未对录入数据确认存盘，计算机却突然“死机”；而在对软盘进行数据采集时，系统却以“待机”为由长时间的“磨蹭”。更严重的是，操作员当前根本没有执行任何违规操作，而计算机却突然提示“执行了非法操作，即将关闭”等信息，使辛辛苦苦的劳动一瞬间化为乌有。作为高科技通病，无疑此现象直接影响到会计电算化核算的质量和效率，已经构成现代会计工作的障碍。
2。计算机生成的表格数据错误
先进的软件总也会有不足的地方有时在录入或采集数据后，生成的表格数据会出现“缺苗断垅”或“张冠李戴”现象，致使会计信息数据技术性失真。当使用这些失真的会计信息数据后，最终生成更为失真的数据信息。如果企业决策层使用了这些数据信息，那么企业经营管理的预测、决策失误便在所难免。
3。计算机对软驱拒读或破坏软盘数据信息
有时在公司会计人员插入软盘接收数据信息时，计算机会“睁眼说白话”，对任何没有质量问题的软盘提示“软驱里没有磁盘”、“磁盘没有格式化”，有时甚至对装有上报数据信息的软盘“施暴”，致使重要的数据信息丢失。
（二）会计电算化面临的安全性风险的问题
1。外在的原因
在会计电算化环境下，会计信息以各种数据文件的形式记录在磁性存储介质上，这些存储介质上的信息机器可读形式存在的，因此很容易被复制、删除、篡改，而不留下任何痕迹，数据保密性、安全性差。财务上的数据是企业的绝对秘密，但还是时常会遇到被泄漏的威胁。而环宇轴承有限公司安装电算化软件的主服务器电脑在没有安装杀毒软件和防火墙的情况下，经常会使用软盘和优盘，甚至有时候会上网。这样有可能导致病毒的入侵，财务信息被截取和篡改或泄露成等问题，特别是网络黑客非法侵入网络用户或程序，捕获信息或通过窃取系统合法用户口令、密码，以此合法登陆，实现非法的目的，获取重要商业秘密，一方面造成了信息的不安全另一方面也给企业造成不可估量的损失，严重影响公司的正常工作。
2。内在的原因
环宇轴承有限公司没有很好的明确对上机人员的权限管理，以至于财务人员从出纳到会计主管随时能控制账套下的所有内容。从而可能导致公司财务机密的流失。
（三）电算化和计算机应用人才的缺乏问题　
由于我国会计电算化工作起步较晚，人们还尚未完全认识它。对于电算化的应用只是会计核算工具的改变，甚至有的认为会计电算化只是用计算机代替人工，打出的账比手工记的账好看一些，搞不搞无所谓，看不到其对会计职能、企业管理方法和管理流程的深刻影响，因此对会计电算化工作不重视。许多企业领导甚至仅把会计电算化认为是企业现代化管理的标志，当作树立企业形象的一种手段，只重视计算机的因素，不重视人的因素，不重视人员对计算机应用的培训。所以当真正实行会计点算化时 ，往往只是对一定会计专业知识有所掌握，计算机知识知之甚少，一旦计算机出现故障或与平常见到的界面不同时，就束手无策。就像环宇轴承有限公司如果要在公司里找个专业的机修工是不在话下，但要找个懂得计算机应用技术的人才却很难，当计算机或电算化软件出现问题的时候，很少是会计人员自己解决的，财务人员仅仅是对电算化软件的账务工作有轻微的了解，这样造成了在出现问题时，计算机人员与财务人员忙成一团，浪费大量的时间去解决存在的问题。这就是说明，环宇轴承有限公司原有的会计人员和计算机人员没有对软件起重视，总是依靠支付给外来计算机人员！！！服务的高额“费用”来解决问题。
四．加强和完善会计电算化的对策
针对环宇轴承有限公司会计电算化进程中存在的问题，我认为应该采取以下对策：
（一） 提高计算机配置，选择正规的会计软件 ，定期进行会计软件维护
出现技术问题的原因是计算机的配置问题和会计软件的合法性问题，首先可以升级计算机，使计算机配置适合会计软件，接着在选择会计应用软件时，应该选择已经通过财政部门测评的会计软件。财政部门对这类软件进行了较全面的功能测试，能够保证会计核算工作的合法性、准确性，以及会计信息的真实性、有效性，并且这类软件的开发公司具备较强大的技术支持，技术培训、软件维护、版本更新等售后服务较健全，保证会计软件具有实用性。定期进行会计系统软件的维护，防范会计风险。应建立健全会计软件维护的申请、审批、监督、验收制度。软件维修由分管领导审批，在有关人员的监督下进行，并要做好维护记录，维护完毕必须经过会计部门测试方可验收，并提交验收报告；维护申请、维护记录、验收报告须存档保管，避免会计软件被非法000、删除。另外，操作管理人员在对日常的软件使用过程中发现的问题需要及时解决，或及时联系软件公司的专职维护人员，尽早排除系统故障，保证会计工作的正常进行。
   （二）建立安全防护措施
在财务软件中增加安全功能如安装杀毒软件和防火墙。建立预防病毒的安全措施。为了防止病毒的侵袭 ， 要坚持使用正版软件 ， 不能使用盗版或来路不明的软件 ， 对外来的软盘和优盘首先要进行病毒检测 ， 方可在计算机中使用 ； 在计算机中装入防病毒软件 ， 这样在开机进行时实控制 ， 对硬盘进行病毒检测 ， 及时发现并杀死病毒 ； 定期备份数据和文件 。不上非法网站，尽可能保证专机专用，即娱乐和工作分开。不打开和阅读来历不明的电子邮件等。建立必要的技术防护措施。为了防止非法用户和黑客的侵入 ， 可以通过设置防火墙、采用身份识别系统等技术防护措施 ， 将非法用户拒之网络之外。加强对会计电算化系统使用人员进行安全教育。系统使用人员特别是系统操作人员树立安全意识 ， 要加强计算机、通讯和网络理论知识的学习 ， 提高业务素质 ， 还要树立良好的职业道德 ， 自觉遵守各种操作规章制度和操作规程 ， 防止工作中出现不必要的失误。实行岗位专人专职授权操作，操作人员进入系统要设置口令和密码 ， 以防无关人员非法进入。在系统中应建立起 “ 操作日志 ”， 记录所有人员对系统所做的操作 ， 包括操作的时间、操作人员姓名、操作内容等 ， 这样一旦出现问题 ， 可以依据 “ 操作日志 ” 所提供的线索 ， 对有关人员进行核查。防止无关人员非法进入系统进行非法拷贝、删除、000、破坏程序，造成会计数据丢失、混乱、泄密，引发会计信息风险。